McKinsey acaba de hacer público un estudio sobre el tiempo que se consume revisando la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico. La conclusión principal de este informe queda resumida en este gráfico:
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Gráfico McKinsey email[/caption]
Como se puede comprobar, el dato es demoledor: utilizamos una media de un 28% de nuestro tiempo en abrir, borrar, reenviar o, simplemente, leer los correos electrónicos que recibimos. Traducido a una jornada semanal de 40 horas, más de 13 están destinadas a una herramienta que, cuando llegó a nuestras vidas, se presentó como la solución definitiva para ser más productivos y eficaces en nuestro quehacer laboral diario. Algo que, como se puede comprobar, está muy lejos de ser del todo cierto.
Sin embargo, como dijo aquel: «En esta vida hay solución pa’ tó menos para la muerte«. Así que, efectivamente, aquí queremos plantear o, en su caso, informar sobre «Tres Reglas» muy básicas y muy sencillas que llevadas a la práctica se han demostrado muy eficaces para reconducir hasta las bandejas de entrada más rebeldes y caóticas que uno pudiera imaginarse.
La primera de esas medidas consiste en REDUCIR en el origen. Esto es, muchas veces somos generadores de un «ruido» innecesario que, como un bumerán se nos vuelve mucho más grande. Por eso mismo, antes de enviar el siguiente correo electrónico habría que plantearse cuestiones como: ¿Es necesario enviar este correo electrónico? ¿Me va a servir para agilizar ese trámite que deseo solucionar cuanto antes? ¿Puedo comunicar mi necesidad con una alternativa tal vez más rápida y sencilla? ¿Se lo envío a la persona indicada? ¿Es necesario poner en copia a mucha más gente?
La conclusión es clara: un correo electrónico poco efectivo que no subimos a nuestra bandeja de salida significa, de entrada, no tener que enviar otros dos o tres mensajes más para completar lo que no quedó claro en el primer envío. Medida efectiva.
Segundo punto: ELIMINAR o, lo que es lo mismo, sería muy interesante tener claro el siguiente concepto: ¿cuántos de los correos electrónicos que recibo a lo largo del día merecen realmente mi atención ahora mismo? Frente a las dudas que nos puede suscitar el uso de la tecla BORRAR hay que ser sinceros y reconocer que muchos de los correos que recibimos no los vamos a atender nunca!! Por lo tanto, es mejor eliminarlos que ocupando un espacio que solo nos ralentiza y nos evita ser más funcionales en nuestra actividad diaria.
Finalmente: GESTIONAR. En este caso, la cuestión a la que nos enfrentamos es la siguiente: ¿todo lo que llega a nuestra bandeja de entrada es igual de importante o urgente? Seguramente no. Por consiguiente, una buena gestión de una cuenta de correo electrónico se caracteriza por seguir estos pasos
– La Regla de los Tres Minutos. Normativa promovida por David Allen, consultor e instructor de productividad, que afirma que «todo lo que se pueda hacer en menos de tres minutos, hay que ejecutarlo inmediatamente». Si seguimos esta instrucción, la consigna es clara: todos los correos que contengan tareas para realizar en menos de tres minutos se realizarán e, inmediatamente ejecutado, serán borrados y eliminados con el consiguiente ahorro de tiempo y espacio para otros temas que, igual no son urgentes, pero sí pueden ser importantes.
– Apoyarnos en las posibilidades que nos ofrece nuestro programa. En concreto, es muy recomendable el uso de etiquetas y filtros que nos permitan organizar de un vistazo los contenidos que recibimos en nuestro correo electrónico.
– Por último, Crear Tareas. Si hemos cumplido o, al menos, nos hemos marcado un protocolo en el que están presentes los puntos que acabamos de mencionar, el resultado será un correo electrónico en donde estarán presentes única y exclusivamente aquellos asuntos que, verdaderamente, nos tienen que robar el tiempo puesto que se trata de tareas de relevancia para nuestra actividad diaria.
En todo caso, solo nos falta añadir que una buena gestión de correo electrónico es un primer paso imprescindible para garantizar un mejor aprovechamiento del tiempo disponible. En realidad, el correo (junto con el teléfono) es uno de los principales factores, en muchas ocasiones, de distracción. Si limitamos o, al menos, tratamos de evitar esas interrupciones a destiempo en medio de nuestro quehacer diario conseguiremos no solo ser más productivos sino, sobre todo, incrementar nuestros niveles de concentración y, por lo tanto, de resolución de las tareas que debemos afrontar en nuestro puesto de trabajo. Algo que, cada vez más, valoran en las empresas que buscan ser más eficientes y productivas. Artículo elaborado a partir del documento elaborado por José Mendiola para la página web: alt1040.com
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